Policy Privacy Clienti

Versione n.2 del 13-11-2025

Con il presente documento (“Informativa”) il Titolare del trattamento, come di seguito definito, desidera informarti sulle finalità e le modalità del trattamento dei suoi dati personali e dei diritti che ti sono riconosciuti dal Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla loro libera circolazione (“GDPR”). La presente Informativa potrà essere integrata dal Titolare ove eventuali servizi aggiuntivi da te richiesti dovessero comportare ulteriori trattamenti.

Titolare del trattamento
Italpol Vigilanza S.p.A., nella figura del suo Rappresentante Legale pro tempore, con sede in Via Monte Carmelo, 3 – 00166 Roma (RM), Italia; Telefono: 063210841;
Email: italpolvigilanza@legalmail.it / privacy@italpolvigilanza.it; P.IVA / CF: 05849251003

Responsabile protezione dei dati / DPO
indirizzo email: dpo@italpolvigilanza.it

Tipi di dati trattati
Le attività di trattamento svolte sono finalizzate all’acquisizione dei seguenti dati personali:

• Dati comuni: Dati anagrafici;
• Dati economici: Dati fiscali.

Categorie di interessati
Le attività di trattamento svolte sono rivolte alle seguenti categorie di interessati: Clienti

Finalità del trattamento e condizione che rende lecito il trattamento

1. CLIENTI – Esecuzione del Contratto

Il trattamento dei dati personali è necessario per l’acquisizione di informazioni necessarie alla conclusione ed esecuzione del contratto stipulato con il Titolare del Trattamento.

Condizione Liceità Trattamento
Esecuzione Contratto – Art. 6, c.1, let. b. GDPR.

Finalità del trattamento
1) Esecuzione e gestione del contratto stipulato con il Titolare del Trattamento; 2) Acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione dei contratti; 3) Comunicazioni trasmesse e/o ricevute ai/dai clienti connesse all’esecuzione e/o stipula del contratto, eseguite mediante diversi mezzi di comunicazioni come ad esempio il telefono, email (posta elettronica), messaggistica istantanea, posta cartacea.

Natura del conferimento
Obbligatoria – Il mancato conferimento dei dati comporterà l’impossibilità, per il Titolare del Trattamento, di eseguire il contratto.

Periodo conservazione dati personali
I dati personali, impiegati per l’esecuzione del contratto, saranno trattati per il tempo necessario alla gestione del rapporto esistente con il Titolare del Trattamento. Le informazioni raccolte per la valutazione della conclusione del contratto, in caso di mancato perfezionamento, saranno cancellati entro 6 mesi.

Modalità del Trattamento
Il trattamento è eseguito, prevalentemente, con strumenti informatici.

2. CLIENTI – Adempimenti di Legge

Il trattamento dei dati personali è necessario all’adempimento di obblighi previsti da leggi, da regolamenti e/o normative comunitarie, da organi di vigilanza/controllo o da altre autorità a ciò legittimate.

Condizione Liceità Trattamento
Obbligo Legale – Art. 6, c.1, let. c. GDPR.

Finalità del trattamento
1) Conservazione di documenti contabili ed amministrativi in forma cartacea; 2) Conservazione di documenti contabili ed amministrativi in forma digitale; 3) Conservazione digitale delle fatture emesse/ricevute (fatturazione elettronica).

Natura del conferimento
Obbligatoria – Il mancato conferimento dei dati comporterà l’impossibilità, per il Titolare del Trattamento, di eseguire il contratto.

Periodo conservazione dati personali
I dati personali saranno trattati per tale finalità per il tempo necessario per l’adempimento degli obblighi legali previsti dalla normativa vigente. A questo riguardo, i dati personali saranno conservati per 10 anni a partire dallo scioglimento del contratto o, se successiva, da una decisione vincolante emanata da un’autorità a ciò competente, fermi restando eventuali obblighi di conservazione relativi a particolari categorie di dati, per periodi superiori di tempo, prescritti dall’ordinamento giuridico.

Modalità del Trattamento
Il trattamento è eseguito, prevalentemente, con strumenti informatici.

3. CLIENTI – Marketing

Trasmissione di proposte commerciali promosse dal Titolare del Trattamento.

Condizione Liceità Trattamento
Consenso – Art. 6, c.1, let. a. GDPR.

Finalità del trattamento
1) Trasmissione di newsletter commerciali agli indirizzi di posta elettronica dei clienti e/o potenziali clienti e gestione dei relativi consensi; 2) Trasmissione di messaggi istantanei mediante strumenti quali ad esempio SMS, Whatsapp, Telegram.

Natura del conferimento
Facoltativa – Il mancato conferimento attraverso l’esplicito e specifico consenso dei dati comporterà l’impossibilità, per l’interessato di ricevere i messaggi relativi alle promozioni proposte dal Titolare del Trattamento.

Periodo conservazione dati personali
I dati saranno cancellati immediatamente a seguito della cessazione del contratto o revoca del consenso. I dati relativi ai prospect, per i quali non verrà perfezionato il contratto, saranno cancellati entro 24 mesi dalla registrazione.

Modalità del Trattamento
Il trattamento è eseguito, prevalentemente, con strumenti informatici.

4. LIENTI – Marketing per prodotti analoghi

Trasmissione di newsletter inerenti prodotti analoghi già acquistati dai clienti.

Condizione Liceità Trattamento
Soft Spam – Art. 130 comma 4;

Finalità del trattamento
1) Trasmissione di proposte commerciali relative a prodotti analoghi già acquistati/richiesti dai clienti.

Natura del conferimento
Facoltativa – Il mancato conferimento dei dati comporterà l’impossibilità, per l’interessato di ricevere le newsletter via e-mail relative a promozioni proposte dal Titolare del Trattamento.

Periodo conservazione dati personali
I dati saranno cancellati immediatamente a seguito della cessazione del contratto o opposizione al trattamento.

Modalità del Trattamento
Il trattamento è eseguito, prevalentemente, con strumenti informatici.

5. PAGINA SOCIAL FACEBOOK

Quando un utente utilizza la Pagina amministrata dal Titolare, Facebook (“Social Media”) raccoglie informazioni quali ad esempio i tipi di contenuti visualizzati o con cui interagisce, le azioni eseguite nonché le informazioni sui dispositivi usati (indirizzi IP, sistema operativo, tipo di browser, impostazioni della lingua, dati sui cookie).

Gli Insights della Pagina sono statistiche aggregate create da determinati eventi registrati dai server di Facebook quando gli utenti interagiscono con le Pagine e i contenuti in esse presenti.

Come illustrato nella Privacy Policy di Facebook, il Social Media raccoglie e usa informazioni anche per fornire servizi di raccolta di dati statistici definiti Insights della Pagina agli amministratori delle pagine per consentire loro di capire la modalità con cui le persone interagiscono con i contenuti in esse presenti.

I dettagli sulle modalità di trattamento eseguito da Facebook sono disponibili al seguente link: https://www.facebook.com/privacy/explanation

I dettagli sui dati personali trattati per Insights sono disponibili al seguente link: https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data

I dettagli sui cookie utilizzati da Facebook, sono disponibili al seguente link: https://www.facebook.com/policies/cookies/

Il Titolare del Trattamento come amministratore della Pagina e Facebook Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland) sono contitolari del trattamento in conformità con l’articolo 26 del GDPR per il trattamento di tali dati personali registrati per gli eventi erogati tramite Insights della Pagina (“Dati di Insights”).

L’accordo di contitolarità, fra il Titolare e Facebook, copre la creazione di tali eventi e la loro aggregazione in Insights nella Pagina fornita ad ogni amministratore.

La base giuridica del trattamento è l’interesse legittimo del Titolare, art. 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR. Pertanto, non è necessaria l’acquisizione di un Suo preventivo consenso al trattamento.

Condizione Liceità Trattamento
Legittimo Interesse – Art. 6, c.1, let. f. GDPR.

Finalità del trattamento
1) Rilevazioni statistiche relative all’utilizzo di elementi contenuti all’interno della pagina Facebook amministrata dal Titolare del trattamento.

Natura del conferimento
Obbligatorio – Il mancato conferimento dei dati richiesti comporterà l’impossibilità per il Titolare di fornire servizi tramite la Pagina pubblicata su Facebook.

Periodo conservazione dati personali
I dati raccolti saranno trattati per il tempo strettamente necessario per la realizzazione delle finalità sopra descritte come specificato nelle policy Facebook.

Modalità del Trattamento
Il trattamento è eseguito con mezzi informatici dal Contitolare Facebook.

6. Difesa in sede Giudiziale e Stragiudiziale

I suoi dati personali potranno essere trattati per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria e Stragiudiziaria.

Condizione Liceità Trattamento
Legittimo Interesse – Art. 6, c.1, let. f. GDPR.

Finalità del trattamento
1) Accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria.; 2) Recupero crediti stragiudiziale.

Natura del conferimento
Obbligatoria – Il conferimento dei dati al Titolare del trattamento è strettamente necessario per l’eventuale difesa in sede giudiziale e stragiudiziale per periodo di tempo superiore a quello previsto dalla legge e comunque fino alla conclusione del giudizio.

Periodo conservazione dati personali
I dati personali saranno impiegati per il periodo di tempo superiore a quelli previsti dalla legge e comunque fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione e non oltre alla conclusione del giudizio.

Modalità del Trattamento
Il trattamento è eseguito, prevalentemente, con strumenti informatici e cartacei.

7. Gestione sistemi IT

I dati personali sono utilizzati, per il legittimo interesse del Titolare e degli Interessati, per la gestione la sicurezza delle infrastrutture tecnologiche (IT).

Condizione Liceità Trattamento
Legittimo Interesse – Art. 6, c.1, let. f. GDPR.

Finalità del trattamento
1) Gestione dei sistemi IT, incluse la gestione dell’infrastruttura, la continuità operativa del business e la sicurezza IT.

Natura del conferimento
Obbligatorio – L’opposizione al trattamento potrà comportare l’impossibilità, per il Titolare del Trattamento, di eseguire il contratto con l’Interessato/Cliente.

Periodo conservazione dati personali
Le Tue informazioni personali sono conservate per la durata del rapporto contrattuale e dopo la fine del rapporto contrattuale per il periodo di tempo necessario a garantire l’esercizio o la difesa di diritti.

Modalità del Trattamento
Il trattamento è eseguito con strumenti informatici.

Trasferimento dati extra UE
I dati personali sono trattati esclusivamente all’interno della Unione Europea.

Destinatari del trattamento

• Amministratore di sistema;
• Responsabile del Trattamento: Consulente esterno; Consulenza Amministrativa e Fiscale; Servizi mantenimento Fatturazione Elettronica; Fornitori Servizi di Hosting; Fornitore servizio outsourcing informatico; Gestore della Segnalazione; Fornitore; Agenzia Marketing;
• Soggetto Designato al Trattamento: Personale sotto la responsabilità e alle dipendenze del Titolare;

Diritti dell’interessato – reclamo all’autorità di controllo
In relazione ai trattamenti descritti nella presente Informativa, in qualità di interessato potrai, alle condizioni previste dal GDPR, esercitare i diritti sanciti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR e, in particolare, i seguenti diritti:

• diritto di accesso: diritto di ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che Ti riguardano e, in tal caso, ottenere l’accesso ai suoi dati personali;
• diritto di rettifica: diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti;
• diritto alla cancellazione (diritto all’oblio): diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che Ti riguardano. Il diritto alla cancellazione non si applica nella misura in cui il trattamento sia necessario per l’adempimento di un obbligo legale o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• diritto di limitazione di trattamento – articolo 18 GDPR: diritto di ottenere la limitazione del trattamento, quando: a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali; b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo ; c) i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l’interessato si è opposto al trattamento in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato;
• diritto alla portabilità dei dati: diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che Ti riguardano e di fornire ad altro Titolare;
• diritto di opposizione: diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali che La riguardano per motivi legati alla Sua situazione particolare. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.

Hai inoltre il diritto di non essere soggetto ad una decisione basata esclusivamente su un trattamento automatizzato. Il Titolare del trattamento tuttavia non effettua trattamenti basati su attività di profilazione, che abbiano un effetto giuridico o incidano in modo significativo su di te. Tuttavia, potremo adottare una decisione automatizzata se si rende necessaria per la sottoscrizione o l’esecuzione di un contratto con noi, se è autorizzata da una norma italiana o dell’Unione Europea o se hai prestato il su consenso.

In ogni caso, hai la possibilità di contestare la decisione, esprimere tue opinioni in proposito e chiedere l’intervento di una persona che possa rivederla.

Potrai proporre, in qualsiasi momento, un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali: http://www.garanteprivacy.it.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati nei confronti del Titolare, contattando i riferimenti sopra descritti.